做好機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)工作應(yīng)把握的幾個(gè)原則
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機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)是機(jī)關(guān)事務(wù)工作的重要組成部分。開好一次成功的會(huì)議，良好的會(huì)議服務(wù)保障工作不可或缺。隨著社會(huì)文明程度的不斷提高，社會(huì)文明的一些成果也悄無聲息地滲入到各類會(huì)議管理中，融入到服務(wù)的整個(gè)過程，會(huì)議服務(wù)管理的內(nèi)涵也發(fā)生了深刻的變化。現(xiàn)代會(huì)務(wù)的服務(wù)，不再只是端茶送水的簡單勞動(dòng)，文化、高科技漸漸融入其中，科學(xué)的組織方法、信息化的手段也貫穿機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)工作的全過程。做好當(dāng)前的機(jī)關(guān)會(huì)議服務(wù)工作，應(yīng)把握好以下六個(gè)原則。
充分的準(zhǔn)備是成功的一半。任何一次成功的會(huì)議都是建立在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上的。一是會(huì)前準(zhǔn)備。會(huì)務(wù)人員接到通知后，要清楚會(huì)議的目的和要求，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)或組織者的意圖。重大會(huì)議，會(huì)議管理者應(yīng)進(jìn)行必要的工作動(dòng)員，在心理上做好充分的準(zhǔn)備。對(duì)每個(gè)細(xì)節(jié)、每個(gè)程序都要認(rèn)真對(duì)待，問題盡量想得多一點(diǎn)，準(zhǔn)備盡量充分一點(diǎn)，以防止漏洞和差錯(cuò)。二是做好計(jì)劃，即策劃擬定會(huì)議方案。尤其是大型會(huì)議，不僅應(yīng)有總體計(jì)劃，會(huì)議的各個(gè)組織部門也應(yīng)制定相應(yīng)的落實(shí)計(jì)劃，如秘書、接待、材料、新聞報(bào)道、保衛(wèi)等都應(yīng)有嚴(yán)密的計(jì)劃。特別是會(huì)務(wù)服務(wù)的細(xì)節(jié)、計(jì)劃要做到以分秒來計(jì)算，必要時(shí)還要多做幾套方案。三是責(zé)任到人。會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，需要有明確的分工和相互之間的配合和協(xié)調(diào)。各方面人員應(yīng)按照會(huì)議計(jì)劃或方案落實(shí)責(zé)任人，做到任務(wù)到人、責(zé)任明確。四是做好其他方面的準(zhǔn)備。管理者要分頭抓好落實(shí)工作，從會(huì)場(chǎng)布置到會(huì)議用品，從音響效果到生活設(shè)施，不僅要求配齊、備全，還要進(jìn)行使用檢查，確保萬無一失。會(huì)議服務(wù)內(nèi)容具體，涉及許多方面，面對(duì)的又是不同年齡、不同層次、不同需求的與會(huì)者。應(yīng)提倡“以人為本”的服務(wù)理念，努力提供方便于人、安心于人和為人解憂的各項(xiàng)服務(wù)措施。強(qiáng)調(diào)想與會(huì)者所想，幫與會(huì)者所需，解與會(huì)者所難。要在日常會(huì)務(wù)服務(wù)工作中不斷吸取和推廣好的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷總結(jié)和發(fā)展服務(wù)技能、技藝，探索和研究人性化服務(wù)、細(xì)微服務(wù)、悟性服務(wù)、延伸服務(wù)的辦法和方法，不斷提高服務(wù)水平。機(jī)關(guān)會(huì)議和相關(guān)活動(dòng)的組織工作，涉及方方面面，每個(gè)方面的工作都由一定數(shù)量的人員承擔(dān)。要保證會(huì)議的順利進(jìn)行，每個(gè)環(huán)節(jié)都要組織得十分嚴(yán)密，每一項(xiàng)組織程序都要環(huán)環(huán)相扣，管理與服務(wù)部門要密切配合，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，防止工作脫節(jié)。大型會(huì)議的組織活動(dòng)更要加強(qiáng)與主辦單位的配合，甚至還要?jiǎng)訂T主辦單位人員共同參與會(huì)務(wù)服務(wù)工作。會(huì)務(wù)管理者應(yīng)按工作程序開展工作。尤其是大型會(huì)議，先做什么、后做什么都要嚴(yán)格按照程序開展服務(wù)工作。此外，一個(gè)大型會(huì)議，往往需要幾個(gè)部門共同組織，機(jī)構(gòu)部門之間、會(huì)務(wù)工作人員之間要協(xié)調(diào)配合好，形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，不能人人動(dòng)嘴不動(dòng)手，更不允許任何人推諉、扯皮。要實(shí)實(shí)在在想工作、抓工作，落實(shí)工作。同時(shí)要強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一指揮，防止多頭指揮。為保證會(huì)議順利進(jìn)行，應(yīng)當(dāng)根據(jù)任務(wù)定人定崗，實(shí)行責(zé)任制。會(huì)務(wù)管理者要加強(qiáng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，堵塞漏洞。會(huì)議服務(wù)是機(jī)關(guān)形象的一個(gè)窗口。會(huì)議的服務(wù)人員要進(jìn)行必要的現(xiàn)代禮儀培訓(xùn)。做到面容整潔，衣著得體，和藹可親；舉止上要穩(wěn)重端莊，風(fēng)度自然，從容大方；語言上要聲音適度，與其溫和，溫文爾雅。講究禮儀是個(gè)人修養(yǎng)的自然流露和體現(xiàn)，同虛情假意、矯揉造作是截然不同的。在工作交往中都要平等相待，誠懇熱情，不卑不亢，落落大方。會(huì)議安全是會(huì)議成功的必要條件，是影響會(huì)議的一個(gè)重要方面。會(huì)議管理人員要嚴(yán)格遵守、貫徹、執(zhí)行會(huì)議有關(guān)安全保衛(wèi)的規(guī)章制度和工作規(guī)程，防止危害與會(huì)人員事故的發(fā)生。會(huì)議安全是多方面的。要確保與會(huì)人員的財(cái)產(chǎn)安全，提醒與會(huì)人員妥善保管好自己的物品。餐飲安全要求采取嚴(yán)格的食品衛(wèi)生措施，嚴(yán)格執(zhí)行食品衛(wèi)生安全法，防止食物中毒。交通安全要求事前對(duì)參與會(huì)議的駕駛?cè)藛T進(jìn)行安全教育，明確任務(wù)和行車要求，并做好車輛的安全檢查，不讓有思想情緒的人員和帶故障的車輛出車，大型會(huì)議要請(qǐng)交通管理部門協(xié)助制定交通接送方案，進(jìn)行交通安全教育和維護(hù)交通秩序。會(huì)議服務(wù)要堅(jiān)持厲行節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)的行為。按照建設(shè)節(jié)約型機(jī)關(guān)的要求，一是按需開啟會(huì)議室照明燈具；嚴(yán)格設(shè)定會(huì)議室空調(diào)溫度，夏季空調(diào)溫度設(shè)定不低于26℃，冬季空調(diào)溫度設(shè)定不高于20℃，有效節(jié)約能源。二是重復(fù)使用會(huì)議用材。如注意整理會(huì)議席卡，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)分類保管，以利多次使用；懸掛的橫幅、會(huì)標(biāo)底布等也進(jìn)行重復(fù)使用。三是減少一次性會(huì)議消耗品的投放數(shù)量。如逐步淘汰一次性紙杯，按照參會(huì)人員實(shí)有數(shù)提供茶具等。
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