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關于給領導準備座談會的匯報材料，一定要注意一個原則，就是要方便領導記得住，講的好，朗朗上口。讓領導看到材料之后，就立馬能夠抓住關鍵點，不看稿子也能講出來。這是因為領導匯報工作的時候，一般不會照著稿念，拿著稿子來念，特別是小范圍、人較少的座談會，會給人對工作很不熟悉的印象，一般都要避免這種情況。所以我們起草的匯報材料，要方便領導脫稿講。如果講的人記不住要匯報的內容，只好照著稿子念，那么這些內容對聽的人來講，也是十有八九記不住的。這樣既不能留下很好的印象，也很難產生很好的匯報效果。
要怎么做呢？
首先要做好小標題。不僅要注意幾個小標題之間的邏輯關系，做到邏輯清晰，要像一棵深秋的樹一樣（刪繁就簡三秋樹），一根樹干幾個樹枝幾根小枝椏，一眼看過去清清楚楚。而且樹枝椏不能太多，太多了，比如像冬天的雞蛋花樹一樣密密麻麻的，也會看得眼花繚亂。還要簡化小標題的表述，一個是不要太長，10個字以內最好，觀點鮮明，一目了然。另外一個是不要用太專業拗口的詞語，做到口語化，用平常話。一些專業的說法要進行改造，把它轉化成我們平常說的詞語。
其次是內容要簡潔。一些部門給領導起草匯報材料的時候，很容易把工作寫得太細太小，把自己做的那些工作一點一點都列上來。領導的層次越高，匯報掌握的內容就要越精煉，不能講太多細枝末節的事情，既不符合領導的身份，也不方便領導記憶。我曾經看過某個鎮一個教育部門的半年工作總結，洋洋灑灑寫了30多頁，16,000多字，而今年全國的政府工作報告都不到1萬字，對比高下立判。問題就出在瑣瑣瑣碎的寫了太多細節的東西。很多人生怕自己的工作沒有體現，所以寫多一點，其實你給比你高好幾個層次的領導匯報這些細的東西沒有意義，會讓人覺得煩，而且會干擾匯報的主題，變得主次不分。有些內容不得不講的，但要概括，要突出關鍵，把有限的篇幅讓給需要想要匯報的內容，才能講深刻講到位。
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