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總結是對前一階段工作或者學習進行回顧、檢查和分析研究，從中找出經驗和教訓、獲得規律性的認識，以便指導今后實踐的一種事務文書。總結作為應用文寫作實踐中的常用文種，不但個人經常使用，而且機關企事業單位也經常用到。掌握好總結的寫作方法，要從基本架構入手。
總結一般包括三個部分：標題、正文、結尾。標題，一般應包含單位名稱、時間、文種三要素。比如“××市檔案局2020年工作總結”，該標題簡單明了。當然，如果標題過長，也可把單位名稱刪除，然后在文章結尾落款處標注單位名稱，這樣就可以避免標題過長。對于個人總結的寫作，有教材編寫者認為，可以在標題上標注總結者姓名，如“王曉明2020年工作總結”，這就有點不倫不類，不符合常規。依照筆者之意，應把標題中總結者的名字刪除，然后在文尾處簽署名字即可。
一篇好的總結，要做到正文內容清晰明白，段落分明，能讓閱讀者迅速把握要點，就需要在架構上花費力氣。
寫作一篇總結，先要處理好導語和具體內容的關系。一般來說，導語有虛寫和實寫兩種寫法。虛寫，就是簡單交代寫作背景，從而導引出正文，如：“時光飛逝，轉瞬一年，在上級領導的指導下，在同事們的幫助下，本人圓滿完成工作任務，現將一年來的工作總結如下。”虛寫需要在簡單交代寫作背景之后，迅速轉入正文。另一種寫法就是實寫，也就是把過去一個時間段的工作進行簡單概述，然后再徐徐引入正文。這樣的導語可以是正文的綱要。比如：“本學期，本人承擔了2021級涉外文秘專業的古代文學和2020級文秘專業的實用寫作課程，以及2021級計算機專業的大學語文課程，現將教學情況總結如下。”這就是實寫的導語。導語究竟是實寫還是虛寫，要看作者的寫作喜好，也要看工作內容的多寡。總之，寫作者要視實際情況決定。然而，有一種情況應該避免，那就是把兩種寫法雜糅，這是寫作中的大忌。比如下面這篇個人總結的開頭兩段話：
任職一年多了，回顧一下工作、反思一下不足、思考一下打算，非常必要和及時。一年來，在上級組織和大家的共同支持幫助下，本人為有線電視網絡的管理和發展做出了一點微薄的努力。
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