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文字材料是一個約定俗成的概念，其內涵不太確切，外延比較寬泛，說的人心知肚明，交流起來也毫無困難，但要真正把它掰扯清楚又不太容易。內涵就不說了（可能越說越亂），只說外延。從外延上看，本書所說的文字材料，泛指機關上呈下達的各種制式公文和非制式公務文書以及各類研究文章。
公文包括制式公文和非制式文書兩類。制式公文指命令、通令、決定、指示、通知、通報、報告、請示、批復、函、通告、會議紀要。非制式文書主要指調查報告、工作總結、匯報材料、講話材料、經驗材料、典型材料、建設規劃、工作計劃、規章制度等。
各級機關所寫的研究文章跟院校和科研機構有所不同，習慣上分為兩類：一類是學術研究文章，一類是工作研究文章。前者選題寬泛，包括軍隊建設和作戰的各種問題，多用于在全軍或各大單位、各個系統的學術研討會和學術年會上交流，同時向學術期刊投稿;工作研究文章的選題較窄，通常著眼于工作指導的需要，結合部隊實際選題，研究的問題比較具體。向上級領導機關呈送的研究報告、咨詢建議，有的是作為課題任務下達的，有的是主動研究上送的，也屬于研究類材料的范疇。
另外，供新聞媒體采用的新聞稿件，如消息、通訊、特寫等，也屬于文字材料的范疇，但不是本書研究的重點。
經常聽機關干部講，“某某同志材料寫得好”“某某同志寫東西不錯”，這里的材料和東西都是指文字材料。各種大型會議的準備，都少不了設材料組;某干部被抽調去寫領導講話、工作總結、調查報告，你問他最近干什么，他一準兒回答——“寫材料”。可見，文字材料的外延的確非常寬泛。
那么，文字材料和通常所說的文章是什么關系呢?它們是交叉概念，同中有異，誰也不完全包括誰。但是，為了表述方便起見，本書將文章和文字材料作為同一概念使用，特此說明。
對文章的修改有兩種理解：廣義的理解，指寫作過程中各個環節的所有修改;狹義的理解，指初稿完成后的系統修改。從廣義上講，從開始動筆到文章定稿，作者對文章的思想內容和表現形式所作的所有改動都是修改。也就是說，廣義的修改包括寫作準備階段的修改、執筆過程中的修改和寫出初稿后的修改。
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