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大凡能調到機關工作的，都有一定的寫作基礎，會寫公文應該沒有什么問題。然而，會寫公文是一回事，把公文寫好又是另一回事。所以，這里提出一個觀點：把公文寫成美文。
把公文寫成美文，在我國也是有傳統的。在我國古代，文與言是相分的。也就是說，平時說話可以隨便一點，但要落成文字，就要追求盡善盡美。歷史上那些流傳千古的華章，實際上不少都是公文，如諸葛亮的《出師表》，李密的《陳情表》，都是向最高領導寫的請示報告。這些公文，原本無意于抒情或唯美，卻因為情真意切，感人肺腑，竟把奏議或請辭的公文寫成了流傳千古的美文，“讀《出師表》不流淚謂之不忠，讀《陳情表》不流淚謂之不孝”，這就是美文的魅力。
什么是美文？《辭源》的解釋是：美好的文辭。我覺得，美文是個與時俱進的概念。通俗地講，凡是寫得好的文章，不論是文學作品，還是實用文章，就是美文。那么，文章怎么叫好，怎么叫不好，怎么才能寫好，這里面的道理很多，可以說，智者見智，仁者見仁。毛澤東曾經提出一個要求：“文章和文件都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性。”我認為，具有這“三性”的公文，就稱得上是美文。具體說來，把公文寫成美文，起碼要具備“通俗、深刻、簡明、生動”等方面的特征。
第一，通俗——深入淺出，言近旨遠
文章的表現形式大致可分為四種：深入深出，深入淺出，淺入淺出，淺入深出。這四種以深入淺出為最好，以深入深出為最差。通過研究發現，不獨我們把深入淺出、通俗易懂看作是文章、文件的最高境界，外國思想文化界也是這么認為的。美國文化界對于什么是名著，提出六條標準：一是通俗的，二是讀者最多，三是言近旨遠，四是持久不過時，五是教育性、啟發性，六是涉及人類生活。我們看看，前三條標準，都是講的深入淺出、通俗易懂。
做到深入淺出，通俗易懂，并不是一件簡單的事情。這里面既有態度問題，又有方法問題。態度是指寫作態度和學風，有實事求是之意，無嘩眾取寵之心，老老實實地說，樸樸實實地寫。方法是指思維方法，文字表述方法。美國麻省理工學院作為世界名牌大學，規定學生在校期間必須學會五種能力，其中之一便是“清楚而有效的寫作能力”。
清楚有效，這四個字看起來并不高深，可以歸入通俗易懂之類。但是認真想一想，要能做到還真不容易。什么叫清楚？清楚就是我們需要表達的東西能夠明白無誤地用文字表述出來，并為讀者所理解。這需要經過三個環節：一是想清楚，二是說清楚，三是寫清楚。至于有效，即是指文章的主觀意圖在客觀上產生了預期的效果。清楚有效，既是寫作的基本要求，也是相當高的要求。什么樣的文章算深入淺出、通俗易懂？一言蔽之：“外行人能看懂，內行看著不外行。”尤其是那些專業性、技術性強的公文，這就需要在起草過程中，進行通俗化、淺顯化、大眾化處理。
第二，深刻——觸及問題，觀點鮮明
認真分析一下文字材料的歷史，會發現這樣一種現象，無論是實用文章，還是文學作品，有的寫出來后影響非常之大，有的甚至流傳千古，成為千古絕唱。比如從典型材料來看，如寫祖狄的“聞雞起舞”，寫孟子母親的“孟母擇鄰”，寫匡衡的“鑿壁偷光”，等等，這些故事雖已流傳了幾千年，家喻戶曉，但還是會不斷地流傳下去。就從“建議”類的公文說，如李斯的《諫逐客令》、魏征的《諫太宗十思疏》等等，都是歷史上的名篇，一兩千年流傳不息，代代相傳，其中蘊含的思想到現在人們還在引用。
當然，也有一些文章，寫出后沒有引起人們的任何重視，甚至一出手就無聲無息了。大家都去過故宮，故宮墻上寫了許多萬壽無疆賦，那是給慈禧太后祝壽時寫的，仔細看一看那些賦，文字寫得非常華麗，對句非常工仗，寫得也非常好。又寫在墻上，那么多人到故宮去，應該說廣告面是很廣了，可是到現在為止，卻從沒有聽到哪個人說，故宮里的萬壽無疆賦有哪一篇寫得好。
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