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電話是各級機關、單位傳遞信息的重要工具。作為辦公室或秘書工作人員，應當熟練地掌握電話特性和通話知識，正確地使用電話。利用電話聯系和處理各種工作，有很多優越性。由于電話直接傳達人的語言，它不受文字、符號、距離的限制，所以用起來既靈活、方便，又迅速、及時。
1.電話處理的公務
辦公秘書部門經常利用電話進行工作，其內容也比較多，大體上說有兩個方面:
一是承辦領導同志交辦的屬于領導事務的電話，例如傳達一項指示，請示一項工作，通知開會，詢問或答復某一問題等，二是處理秘書部門內部工作性質的電話。具體講，主要有以下幾個方面:
(1)負責電話會議的服務、文件管理和記錄工作;
(2)負責通過電話接收的文件的傳抄和處理工作;
(3)負責領導同志交辦的需用電話傳抄的事務;
(4)負責承接上級機關的電話指示和通知，下級單位的電話請示和報告及本級機關打來的屬于協商工作的電話，并分別情況如實傳達和處理;
(5)負責處理秘書工作的一切電話事務。
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