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今天利用這個(gè)機(jī)會(huì)，說(shuō)說(shuō)我在辦事過(guò)程中形成的一種具有一定普遍意義的工具——工作導(dǎo)則。
“導(dǎo)則”本來(lái)是個(gè)規(guī)范工程咨詢與設(shè)計(jì)的方法，我只不過(guò)是借用一下這個(gè)概念，自己另外搞了一套體系，用以規(guī)范單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的處理方法。
我所制定的工作導(dǎo)則大體上包括如下內(nèi)容：
一是這項(xiàng)工作的名稱。這一條不用多言，只是要注意盡量使用規(guī)范性概念表述，以免引發(fā)歧義。
二是這項(xiàng)工作的全部流程。這一條是導(dǎo)則的要點(diǎn)，也是串起其他要素的主線。我要求單位里的同事們對(duì)每一個(gè)崗位上負(fù)責(zé)的每一項(xiàng)工作都進(jìn)行全面、認(rèn)真的梳理回顧，將該項(xiàng)工作從日常每人可能負(fù)責(zé)的多項(xiàng)工作中剝離出來(lái)，單獨(dú)梳理該項(xiàng)工作的全部流程，并在此基礎(chǔ)上首先建立起對(duì)這項(xiàng)工作的過(guò)程性描述。然后，再根據(jù)這一過(guò)程性描述，確定工作中過(guò)程控制的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。需要注意的是，這些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的確定一般都會(huì)涉及到工作參與人員的變化，比如在哪個(gè)環(huán)節(jié)需要找什么人進(jìn)行配合，等等。對(duì)于這些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)都要利用前面過(guò)程性描述的內(nèi)容概括出這個(gè)節(jié)點(diǎn)的名字，這樣就可以繪制出一張類似于思維導(dǎo)圖一樣的工作流程圖，為下面的工作打下基礎(chǔ)。
三是對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的工作目標(biāo)要求。在完成工作流程圖之后，再根據(jù)前述過(guò)程性描述對(duì)某一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的工作進(jìn)行細(xì)化，將過(guò)程性描述轉(zhuǎn)化為一個(gè)個(gè)具體的節(jié)點(diǎn)目標(biāo)。這里要注意的是，這些目標(biāo)的確定一定要細(xì)化到可檢查、可考核、可問(wèn)責(zé)的程度，換言之，不能像平時(shí)談工作那樣大而化之，必須要非常具體。同時(shí)，對(duì)這些節(jié)點(diǎn)中涉及到的需要新加入或者調(diào)整的人員也要在這里提出明確的崗位要求，即在這個(gè)節(jié)點(diǎn)中每個(gè)人的具體職責(zé)是什么，完成的標(biāo)準(zhǔn)是什么，怎樣進(jìn)行考核。還要注意的是，在這些節(jié)點(diǎn)上往往會(huì)出現(xiàn)程序?qū)D上的分叉，要根據(jù)過(guò)程性描述對(duì)各種可能的工作走向做出預(yù)判并確定后續(xù)流程，也就是如果出現(xiàn)了A情況時(shí)應(yīng)當(dāng)按照這一流程進(jìn)行，而如果出現(xiàn)B情況時(shí)則自動(dòng)轉(zhuǎn)入另一流程進(jìn)行。
四是對(duì)各節(jié)點(diǎn)的工作明確時(shí)間要求。根據(jù)前面的過(guò)程性描述，結(jié)合以往工作經(jīng)驗(yàn)，確定每個(gè)節(jié)點(diǎn)上每個(gè)崗位完成工作所需要的時(shí)間，同時(shí)明確各崗位完成工作后向誰(shuí)反饋“任務(wù)已完成”，這樣就在這個(gè)節(jié)點(diǎn)形成了工作閉環(huán)。
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