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機要秘書崗位是印章使用與管理的最后一道關(guān)口，如何嚴把關(guān)、避風險，構(gòu)建一個規(guī)范化、高效化、科學化的印章審批、使用、保管流程，是機要秘書當前的第一要務。基于此，在印章管理工作當中，機要秘書應當具有敏銳的洞察力、精準的判斷力、卓越的執(zhí)行力，為其它部門各項工作的順利開展保駕護航。在印章管理工作中，常常出現(xiàn)“公章私用”的現(xiàn)象，領(lǐng)導一句話勝似千道旨，印章使用的審批流程完全被架空，機要秘書只能聽從于領(lǐng)導指示，甚至徇私情、顧人情，隨意加蓋印章。這主要是由于印章管理機制出現(xiàn)嚴重漏洞，雖然規(guī)定了印章使用流程，但卻忽略了違規(guī)使用印章的懲罰條款，造成印章管理人為操控大于制度約束，“有法不依、有章不循”的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。（二）管理流程不規(guī)范，工作態(tài)度不嚴謹對于黨政機關(guān)單位來說，印章的使用頻率相對較高，一些機要秘書為了圖方便、節(jié)約時間，簡化了印章審批程序，進而出現(xiàn)了諸多“特事特辦”的情況，今天有一個加急文件需要加蓋印章，明天有一個特急文件需要加蓋印章，機要秘書往往對這樣的“加急”印章，一路開綠燈，導致出現(xiàn)印章管理漏洞，給黨政機關(guān)單位造成嚴重損失。印章屬于黨政機關(guān)的高密級辦公物件，保管空間、保管方式尤為重要，但是，在實際工作當中，一些機要秘書由于主觀人為失誤或者為其它部門加蓋印章提供便利條件，在管理印章時，只是將其作為一般的辦公用品隨意放置，即使存放在保險柜或者文件柜當中，也并未設置密碼，甚至將文件柜鑰匙隨便借于他人，以至于私蓋印章的情況屢見不鮮。另外，由于上級主管領(lǐng)導將關(guān)注焦點完全放在其他事務性工作上面，對印章使用、審批、保管缺少基本的監(jiān)督流程，這也給印章管理埋下了重大的安全風險隱患。印章管理制度需要從制印、用印、審批、保管等方面予以全面考量，針對印章使用的每一個細節(jié)問題制訂管理約束機制。比如印章審批流程需要經(jīng)過幾級領(lǐng)導的審驗和簽批，需要哪些用印憑證等，都要細化到每一項條款，每一個表格，使印章管理工作有法可依、有章可循、有規(guī)可守。另外，制度落實與執(zhí)行是印章管理工作的核心內(nèi)容，空有制度行文，缺乏執(zhí)行效力，只會造成混亂格局，因此，機要秘書在實際工作當中，應當做到不徇私情、不講人情、不越制度紅線，不謀一己之利，嚴格遵守印章管理制度的各項條款內(nèi)容，使印章管理工作逐步向規(guī)范化、標準化模式邁進。對于黨政機關(guān)單位而言，需要加蓋印章的公函與文件類型較多，這就需要機要秘書應當具有豐富的崗位工作經(jīng)驗與敏銳的洞察力，尤其是日常的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，必須了如指掌，才能在審驗各種類型的文件與公函時，不至于犯下低級錯誤，規(guī)避用印風險。比如對于國家級、省級直管部門傳達的文件，需要加蓋印章，機要秘書需要了解直管部門的職責權(quán)限、具體工作內(nèi)容、相關(guān)政策理論等內(nèi)容，以便于充分發(fā)揮印章的法律效力。此外，機要秘書需要熟知上級主管領(lǐng)導的字跡與字體，對模仿領(lǐng)導簽字的用印審批單，能夠慧眼識真，快速辨別出真假，以規(guī)避用印風險，避免給單位造成名譽損失。（三）借助信息技術(shù)，導入使用數(shù)據(jù)近年來，辦公自動化以及信息化技術(shù)飛速發(fā)展，給印章管理工作帶來了諸多便利條件，因此，機要秘書應當將信息技術(shù)導入印章管理工作當中，通過建立印章使用信息數(shù)據(jù)庫，將印章的使用情況錄入數(shù)據(jù)庫，便于日后查閱與審核。比如對于需要加蓋印章的文件，機要秘書應當利用數(shù)碼照相或者錄像設備將原文件以照片的格式導入數(shù)據(jù)，并通過填寫印章使用表單，進一步完善印章使用流程。這樣一來，在日后核對印章使用情況時，可以隨時從數(shù)據(jù)庫當中調(diào)取印章使用的原文件，使印章主管領(lǐng)導能夠?qū)τ≌率褂眯畔⑦M行快速核實。在制訂印章管理制度時，可以針對印章使用的監(jiān)管工作，進一步細化各項條款。比如可以借助于部門間的相互監(jiān)督或者監(jiān)控探頭的遠程監(jiān)督等形式，對印章使用與保管情況，進行全過程無死角監(jiān)控，并將監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的諸多問題，形成內(nèi)部通報文件，對責任人進行嚴肅處理。另外，由于印章使用較為頻繁，這就大幅縮減了印章的使用壽命，因此，機要秘書應當及時做好印章的清理與維護工作，印章每一次使用完畢后，可以借助于軟毛刷、專用毛巾等用具對印章進行集中清理，在保證印章完好性的同時，使印章在使用過程中，始終保持易于辨識的清晰狀態(tài)。雖然印章管理只是機要秘書的一項基礎(chǔ)性工作，但是，這項工作事關(guān)黨政機關(guān)單位的對外形象以及印章使用過程中隨時可能發(fā)生的法律風險，因此，機要秘書應當始終保持清醒的頭腦，將印章管理工作做到位、做精細的同時，成為上級主管領(lǐng)導的得力助手。
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