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工作電話的7個(gè)實(shí)用技巧

職場高手時(shí)間：2023-10-10 18:12:01 收藏 WORD下載

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1.何時(shí)不宜打電話？

匯報(bào)工作并不意味著所有的事情都要打電話，很多時(shí)候不急的事情可以通過發(fā)短信的方式溝通。

以下情況要注意不能打電話：

（1）午休時(shí)間（13:00~14:00）。如果沒有特別重要的事情，這個(gè)時(shí)段最好不要打電話。

（2）知道對(duì)方在參加重要會(huì)議時(shí)。萬一對(duì)方忘了將手機(jī)開到靜音或者關(guān)機(jī)，鈴聲一響，會(huì)影響整個(gè)會(huì)場的氣氛。

在這兩種情況下，要將重要且急需處理的問題提前編成短信，發(fā)送給對(duì)方。編輯短信要注意：

一是簡潔明了，突出問題如何解決；

二是表達(dá)事情要分層次，可以分為幾個(gè)小點(diǎn)分項(xiàng)表述，最后給出請(qǐng)示事項(xiàng)。

2.哪種事情必須要打電話？

（1）遇到特別重要或者突發(fā)事件，需要馬上匯報(bào)或溝通。

（2）領(lǐng)導(dǎo)急于了解和掌握的情況，或事先交代過的事情，必須在知道情況后盡快打電話報(bào)告。

3.匯報(bào)問題要簡潔

匯報(bào)工作，特別要注意節(jié)約時(shí)間、思路清晰、語言簡潔，事前一定要打好腹稿，分好層次，不要眉毛胡子一把抓。如果實(shí)在沒有經(jīng)驗(yàn)，可以按照“結(jié)果、緣由、經(jīng)過”的思路進(jìn)行表述，這樣能讓對(duì)方第一時(shí)間弄清你想表達(dá)的重點(diǎn)。

4.匯報(bào)問題要客觀

由于是電話匯報(bào)，語氣一定不能夠太急躁，要尊重客觀事實(shí)，不能夠添油加醋，當(dāng)涉及某個(gè)事情的發(fā)展?fàn)顟B(tài)時(shí)，要就事論事，不能隨意評(píng)價(jià)他人。

5.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)最好復(fù)述一遍

一般需要電話請(qǐng)示的事情，都是重要的事情。由于沒有面對(duì)面交流，你最好復(fù)述一遍領(lǐng)導(dǎo)說過的重要內(nèi)容。不要因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)很著急就匆忙掛電話，如果你沒有正確理解反而會(huì)弄巧成拙。當(dāng)然，如果領(lǐng)導(dǎo)有很急的事情，不便再接聽電話，可以再編發(fā)一條短信以確認(rèn)有關(guān)事項(xiàng)。

6.匯報(bào)特別重要的事情應(yīng)該面談

在工作當(dāng)中，有些特別重要或機(jī)密的事情，要通過面談的方式來解決。除此之外，自己做錯(cuò)的事情要當(dāng)面進(jìn)行自我批評(píng)，表明自己的態(tài)度。

7.盡量不要先掛電話

這是一個(gè)看似簡單的細(xì)節(jié)，但卻是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。特別是當(dāng)你主動(dòng)給他人打電話時(shí)，盡量不要先掛電話。

這樣做有兩個(gè)原因：一是對(duì)方可能需要對(duì)剛剛溝通的內(nèi)容作補(bǔ)充，如果你先掛斷電話，對(duì)方又想起了其他內(nèi)容，會(huì)來不及講；二是聽到你匆匆掛斷電話，電話那頭傳來一片忙音，會(huì)顯得沒有禮貌。