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如何開好“會前會”

職場高手 時間:2023-10-11 12:00:01 收藏 WORD下載

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  正式會議前召開的協調會,會務工作人員習慣稱之為“會前會”。“會前會”一般由會議秘書組負責召集舉辦,著眼做好會議籌備工作,進行思想認識的集中動員、職責任務的集中部署、流程要素的集中推演、風險隱患的集中評估,是科學高效辦會的重要步驟和途徑。


  一、緊扣需求、準確把握“會前會”的主要任務


  開好“會前會”的目的在于統一思想認識,統籌各方面力量,明確目標任務,細化標準要求,保證籌備進度,全力跟蹤推進,確保正式會議順利圓滿召開。


  明確指導思想和工作思路。不同主題的正式會議,籌備工作的指導思想和工作思路不盡相同。召開“會前會”,就是要學習領會正式會議的目的意義、主要內容,明確籌備工作的總體考慮、步驟安排,真正做好思想動員,確保工作方向不發生偏差。


  比如,我省第十二次黨代會前夕,省委副書記主持召開籌備工作“會前會”強調,黨代會是全省人民政治生活中的一件大事,各有關單位要提高政治站位,圍繞“形成一個好報告、選出一屆好班子、開出一個好會風”的要求,扎實做好各項籌備工作。“會前會”深入開展政治動員,提升了工作部署的權威性,收到良好效果。


  明確機構設置和職責分工。“會前會”要對籌備工作的牽頭負責人、工作機構的分組安排、各工作組的負責人及其工作任務等,一一進行明確。工作機構一般設置綜合協調、材料新聞、生活保障、安全保衛等四個方面,根據正式會議的規模級別和實際需要,可進行相應增設、合并或優化調整。


  比如,省級黨代會的工作機構一般增設組織組、紀律作風監督檢查組,材料新聞方面分別設置材料簡報組和新聞宣傳組。根據疫情防控需要,還要設置疫情防控組。


  明確需要協調解決的重要事項。籌備召開規模較大的會議,往往需要協調解決跨系統、跨部門的復雜事項。“會前會”要認真分析形勢任務,研究制定措施辦法,統籌有關方面互相配合,理順工作機制,形成工作合力。


  比如,我省召開某次現場工作推進會,由于會場位于建筑施工單位的辦公樓中,周邊環境復雜。為此,我們在“會前會”上安排公安、消防等有關部門共同做好工作,確保萬無一失。


  二、緊跟節奏、精心策劃“會前會”的組織安排


  “會前會”要根據正式會議的籌備節奏,精心組織策劃,周密部署安排。


  選好時間地點。“會前會”的召開時間,要根據籌備工作進度確定,開早“夾生”,開晚誤事,一般在正式會議前2至3天為宜,如籌備工作量大,可提前一個月召開。“會前會”大多為內部會議,地點一般選在機關,為方便實地督導,有時安排在正式會場附近。


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