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當(dāng)代秘書，是組織安排協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人綜合情況、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、辦理文書和交辦事項(xiàng)等的工作人員，而不是明清時(shí)代地方官員私人聘請(qǐng)的師爺，也非古代將帥的幕僚。因此，使用秘書應(yīng)具有科學(xué)性、合理性，防止和杜絕以下10種不正確的使用方法。
一忌慰勞式使用秘書。秘書一般是考察挑選和招考進(jìn)來(lái)的，綜合素質(zhì)比較高，熟悉全面情況，宏觀調(diào)控能力較強(qiáng)，在提拔干部時(shí)，容易被“厚看三分”，這是很正常的。領(lǐng)導(dǎo)人要防止出現(xiàn)“感激”心理——因“跟”自己時(shí)間長(zhǎng)，對(duì)自己服務(wù)好或認(rèn)為工作辛苦而在經(jīng)濟(jì)利益分配、選拔使用等方面給予“慰勞”，予以格外的、特殊的照顧。
二忌霸占式使用秘書。按照有關(guān)規(guī)定，中下級(jí)機(jī)構(gòu)特別是行政事業(yè)單位、非大中型國(guó)有企業(yè)一般不為領(lǐng)導(dǎo)人配固定秘書，只為機(jī)構(gòu)配1~2名秘書人員，根據(jù)工作需要臨時(shí)安排為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)。
現(xiàn)實(shí)中，常見(jiàn)一些機(jī)構(gòu)，如有一個(gè)秘書，“一把手”要“包”；有兩個(gè)秘書，另一個(gè)副職也要“包”一個(gè)。這種“霸占式”使用法，常使班子其他成員無(wú)秘書可用，有時(shí)甚至引發(fā)矛盾。
筆者曾見(jiàn)某縣一科級(jí)單位，召開(kāi)職工大會(huì)，6個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都要秘書擬講稿，主題報(bào)告、總結(jié)報(bào)告自然是不休不眠也要搞出來(lái)，因時(shí)間太緊，4個(gè)副職都要“先搞我的”，甚至要“只搞我的，不搞xx的”，幾個(gè)領(lǐng)導(dǎo)為此鬧得很不愉快。
某處級(jí)單位，兩個(gè)秘書“一把手”已“包”了一個(gè)，剩下一個(gè)幾個(gè)人爭(zhēng)著用，出差要帶著，下基層檢查、調(diào)研要帶著，出席非公務(wù)場(chǎng)合也要帶著，文字材料可以說(shuō)除了“情書”，全要秘書搞，首長(zhǎng)之間常“打架”，秘書常常難以適從，有時(shí)不知道“跟”誰(shuí)，工作也非常之累。
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