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工作中，下級經常需要向上級匯報工作情況。清晰、明確的匯報將使工作開展更順利，又給聽取匯報的上級留下了好印象。因此，如果匯報前能有充分準備，撰寫一份內容形式兼善的匯報材料，將有助匯報成功。那么怎樣的匯報材料才有助于匯報到位呢？這需要在寫作匯報材料時做到如下四定位。
一、目的定位
撰寫匯報材料之前首先要解決為什么寫匯報材料、為什么匯報的問題。匯報目的定位清楚與否，關系重大。匯報不只是工作情況的匯報，也是匯報者個人和單位的形象展示。2008年，國務院安全生產百日督查活動開展期間，貴陽市修文縣遞交了一份匯報材料，但材料只是為了應付檢查的抄襲之作，與鄰縣的匯報材料相比，有15個段落基本一致，只是將其中數據稍作改動。該縣因此一度成為輿論集體批判的對象。由此可見，悉心領會和準確把握匯報材料撰寫的特殊、重要的目的，才不至于以敷衍、隨意的態度對待匯報，認為無非就是那些工作，差不多講講就可以了，以致匯報材料草草成文，錯漏百出，或是抄襲交卷，最終影響了個人和單位的形象和聲譽。
從匯報者的角度而言，匯報的目的一般有三個：一是展示個人素質。匯報材料的質量往往取決于匯報者的思維水平和政策水平，體現的是個人的全局觀念、決策能力。匯報不僅是工作情況的匯報，也是匯報者優良工作素質的展示，撰寫匯報材料的人要巧妙地不露痕跡地將二者相統一。二是展現單位亮點。上級來聽取工作情況匯報，或者是為了對各單位的經驗做法進行總結推廣，或者是收集下級單位的工作措施、建議，因此，匯報材料應表明單位獨特的經驗做法和工作成績，讓聽取匯報者感覺耳目一新，而不是人云亦云。三是獲得支持認可。有時，上級是來了解完成某些重大性、決策性任務存在哪些問題或需要什么支援，這時，所匯報的主要是工作中所遇見的自身無法解決的問題，需要通過上級的支持和幫助才能使工作順利完成。一份好的匯報材料能使上級對這些問題的重要性產生共鳴，意識到解決問題的迫切性，從而認可其解決辦法，并給予所需要的支持。
二、角色定位
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