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在日常工作中，經常會碰到單位領導或工作人員要一份已經閱過的文件，但有些單位的文秘工作人員，第一反應是不知失措，往往要花不少時間，才找到文件，或者翻箱倒柜，鬧得雞飛狗跳，仍然沒有找到文件。
一、文件找不到，是辦公室文件管理不到位
當前，我國各級黨政機關、人大、政協機關、軍隊機關、企事業單位處理文電都有文件圈閱制度，最初的發明是源于一次文件找不到。據葉子龍同志的回憶，有一天，毛澤東同志要看一份中央工委發來的關于土改方面的電報。胡喬木同志說，這份電報，毛主席已看過，但毛主席說沒有看到過。毛主席還打電話給葉子龍：“怎么搞的嘛，連個文件都管不好，你要注意呢。”后來，胡喬木和葉子龍商量，凡是給領導的電報都在臺頭寫上名字，閱后簽個字。他倆向毛主席匯報了這一想法。毛主席說：“立個規矩也好，沒有規矩不成方圓么”，然后他在看過的一份文件上面，寫下“毛、周、任、賀閱”的字樣，然后在“毛”字上畫了一個圈，并簽上日期。作為一項制度，文件圈閱一直堅持到現在。
所謂文件管理，是指單位對收到的、制發的各類文件在保管、使用、廢止、銷毀等環節上實行有效的管理。文件管理最考驗一個單位辦公室管理工作是否到位，也是辦公室工作容易“陰溝里翻船”的領域之一。如某市政策研究室一位副主任利用職權，向文書要求借閱內部文件，理由是寫領導講話材料要作參考，文書不執行文件管理的借閱規定，在未經主要領導批準同意的情況下，把若干文件借給了那位副主任。而實際上那位副主任并不是自己要用，而是提供給某大學的老師作課題研究的參考材料，結果造成泄密，被嚴肅查處。因此，各級各單位決不能把嚴格文件管理當作可有可無的小事。
二、加強文件管理的規范化，前提是堅持制度化管理。
制度具有依托性和保障性特質。制度只有通過貫穿其中，才能形成一種結構性耦合關系。制度建設更帶有一種自我繁衍、自我擴張、自成一體的內驅力。一項制度發揮作用，通常要依賴于其他相關制度的聲援，制度威力源于體系力量。建立文件管理制度，是加強文件管理規范化的邏輯起點。
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