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發放會議材料，既是辦公室人員的經常性工作，也是辦會人員的常規性事務，貌似簡單，想做好并不容易。
發放前，精心謀劃、想透全程
緊扣會議方案，確定材料發放形式。主動對接會務承辦人員或會務組，研究會議實施方案、會議指南等，及時掌握材料發放的時間、地點、對象及其他要求，并根據不同的會議規模，確定不同的發放方式。
比如，對人數較少、議程簡單的小型會議，既可以會前根據登記記錄依次發放材料，也可以在時間緊急的情況下，先行按份號依次發放材料，會中及時做好補登工作；對人數較多、形式復雜的大型會議，要在會前根據會務工作部署，制定材料發放任務及人員分工安排方案，明確具體責任，并制定會議材料運行表，明確發文日期、材料標題、供稿單位、送印時限、交付時限、分發時限、分發范圍等，施行“掛圖作戰”，確保發放材料準確、及時、安全。
緊扣運轉環節，協調起草、印制、運輸三方。主動對接材料起草組負責人或具體起草人員，動態掌握材料的起草、呈報、簽批等情況，盡力壓縮定稿與印制之間的運轉時間，留足會前發放材料的準備時間，可根據材料類別、密級、數量等的變化靈活調整人員分工。
主動對接印制部門，按照主次先后和輕重緩急，優先印制時間緊急、重要的會議材料，及時按程序交付發文人員。
如遇到材料不能按計劃印制、交付的情況，要第一時間向會務負責人或相關領導匯報并提出合理的補救建議。如果會議地點與印制地點之間距離較遠，還要提前備好車輛，做好會議材料的運送、移交、保密等工作。
緊扣確保整體效果，積極主動補臺。“一字之失，一句為之蹉跎；一句之誤，通篇為之梗塞。”發文人員領取會議材料后，既要按照任務及分工安排做好聯系協調、材料發放等本職工作，還要做好補臺、把關工作。要認真核對標題、密級、頁碼等內容是否無誤，檢查文字、數字、標點符號等用法是否規范，對一些明顯錯誤，及時聯系文稿起草人員或負責人核對。比如，“預選候選人名單”與“候選人名單”就容易混淆，雖然僅有“預選”兩字之差，但內涵卻有天壤之別。
另外，如有粘連、缺頁、破損等不符合要求的材料，要迅速協調更換。
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