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10個會議安排小常識

職場高手時間：2023-10-10 20:04:02 收藏 WORD下載

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會務工作分為會前準備、會中服務、會后總結三部分，并細化量化為22個關鍵點，供大家參考。

一、會前準備

1.擬訂會議方案

會議方案是組織安排會議的關鍵。內容包括：會議名稱、時間、地點、規模、內容、議程、擬請出席領導、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛、工作班子組成及職責分工等。方案報送相關領導審定后，要立即召集相關單位負責人召開協調會，對各項任務進行分解。

2.起草、審核會議通知

會議通知內容包括：會議名稱、主送單位、主要內容、報到時間和地點、參會范圍、報名要求、其他有關事項等。在會議通知起草過程中要注意：表達準確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。會議通知一般由會議的承辦單位負責起草，然后報有關部門和領導審核簽批。

3.下發會議通知

會議通知下發要及時、準確。防止重發、錯發、漏發。如需召開緊急會議的，務必確保電話通知，其中要注意避免出現“明天”“后天”等字眼，必要時說明“幾號”“星期幾”，防止產生歧義。

4.落實與會人員

按照會議通知要求的時間，對與會人員逐一落實并做好登記，必要的進行電話核查、督促，統計匯總后列好請假人員名單，并及時向有關領導報告。

5.協調出席領導

根據會議性質擬定領導出席安排，報請領導同意后，逐一進行電話通知。內容包括：會議時間、地點、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送，確保及時送到相關領導手中。會前半小時要再對出席領導進行提醒。

6.預訂會議室

會議時間確定之后，要立即與會議場所聯系溝通，預訂會議室，并安排做好先期準備工作。

7.編印會議須知

大型會議需要編印會議須知，須知編排要求準確、周密、合理、簡潔。內容包括：日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時間、注意事項等。如有需要制作會議證件的，比如：出席證、列席證、工作證、車輛通行證等，要根據會議主題設計制作。

8.布置主席臺

主席臺的布置要從會議性質、領導人數、主席臺大小以及方便領導出入席等方面綜合考慮。一般中間坐職務較高的領導。

9.制作會標

會標體現會議的主題，會標制作一定要準確無誤，并注意把握會標的長度、字體與會場是否協調一致。

10.檢查音響和燈光

根據會議議程安排話筒的數量和擺放位置，并在布置會場時、開會前檢查音響燈光是否可以正常使用。

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