抓好三個主要環(huán)節(jié)，提高公文處理質量
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一、發(fā)文管理的主要環(huán)節(jié)是辦公室審稿發(fā)文管理流程通常由8個環(huán)節(jié)組成：部門起草→部門領導審閱→辦公室秘書審稿→辦公室主任復審→相關領導會簽→主管領導簽發(fā)→辦公室秘書核稿→辦公室文書制發(fā)。（一）部門起草文件格式不符合要求，質量不高。這主要是起草人員文字表達能力不強，再就是部門領導審稿不仔細。（二）部門發(fā)文流程不規(guī)范，不經過部門領導審閱或是部門領導提前審閱但不在流程上體現。這主要是發(fā)文部門不遵守發(fā)文規(guī)則，沒有按照既定流程進行。（三）文稿審核把關不嚴。主要在于秘書沒有認真審稿，辦公室主任沒有復審。（四）文件制發(fā)不規(guī)范。主要有格式不規(guī)范，單位名稱使用不規(guī)范，附件、附注標識不準確等現象，也是辦公室的責任。發(fā)文管理最重要的環(huán)節(jié)在辦公室。對發(fā)文經常出現的問題，除了要加強對相關人員的專業(yè)培訓外，更重要的是辦公室審核，秘書人員要仔細核對，嚴格把關，對不符合要求的文稿要予以駁回，要嚴格要求發(fā)文流程的每個環(huán)節(jié)都養(yǎng)成認真仔細、層層把關的良好習慣，這樣就會大大提高文件的制發(fā)質量。二、收文管理的重要環(huán)節(jié)是部門閱文收文管理流程一般由8個環(huán)節(jié)組成：文書接收文件→辦公室主任審批→分管領導批示意見→文書根據領導批示流轉至相關部門→部門領導閱辦文件→文件返回至文書→文書反饋辦文結果→文書結束流程。（一）領導批示意見不明晰。當一個文件需要多個部門共同處理時，領導的批示就要清楚地分配工作，要明確牽頭部門和配合部門的職責，否則就會出現幾個部門相互“依賴”，相互推脫，造成文件處理不及時、辦理不到位。（二）文件處理定向不準確。主要表現在不能嚴格區(qū)分“辦理文件”與“閱知文件”，以“閱”代辦的問題時有發(fā)生。例如需要部門辦理的文件，部門領導的簽署意見應包括“是否辦理，如何辦理，結果如何”三方面內容，但有些部門領導只是簡單地填寫“已閱”，造成“辦件”按“閱件”處理，部門辦理環(huán)節(jié)就不能有效落實文件要求和領導批示；另一方面即使文件已經妥善處理，但由于閱辦單上的顯示只是“已閱”“已辦”等字眼，不能明確顯示辦理情況，為事后查詢和追溯造成批辦無果的現象。（三）文件處理流程不簡練。有的部門在閱文時，環(huán)節(jié)層次過多，無論科長、副科長是否分管這項工作，所有領導都將文件看一遍，人員一多，流轉不暢，造成辦理超時。（四）文件積壓，沒有及時處理，這是部門處理文件時經常出現的情況。大多數職能部門業(yè)務繁忙，部門領導白天沒有時間坐下來處理公文，都是下班后利用休息時間處理白天積壓的文件，但此時信息交流相對減弱，很多事項的處理過程和結果不能及時反映，若是文件一多，查看不仔細，就會有遺漏，更容易造成文件積壓。收文管理最重要的環(huán)節(jié)在部門。針對收文過程經常出現的問題，辦公室要加強對公文閱處的管理和要求，制定出相應措施，針對閱文時限、意見的填寫提出明確要求，這樣才能有效避免文件處理不當和文件積壓；在部門流轉不力的情況下，辦公室有權利、更有義務對文件進行催辦，提醒部門加快辦理速度，提高整體辦文質量。三、立卷歸檔過程的主要環(huán)節(jié)在辦公室工作中形成的有查考價值和保存價值的文件按照一定的要求組合起來，形成案卷，分類存放于檔案室，這就是文件的立卷歸檔。這個過程中經常出現的問題有：（一）文件歸檔資料不全。一份完整的檔案文件由正式文件、擬文紙和底稿三部分組成，正式文件和擬文紙一般不會缺失，但底稿就容易出現問題：一是沒有修改痕跡。有時為了頁面整齊、美觀，會在某個環(huán)節(jié)將修改痕跡消除，底稿已同正式文件內容完全一樣，沒有了參考價值；二是電子版底稿不保存。底稿的意義在于修改前后的對比，對辦公室秘書來說，經常翻閱底稿，可以研究領導的思路，盡快地寫出符合要求的文章。如果不保存底稿，缺少了可以隨時查閱、對比的資料，會給工作帶來諸多不便。（二）部門外出開會帶回的文件和上級機關對口發(fā)送到部門的文件，沒有按規(guī)定交回辦公室進行規(guī)范處理，而是由本部門自行處理，致使文件處理不規(guī)范，辦理不及時，甚至造成文件丟失，無法歸檔。（三）不歸紙質版文件檔案。現代企業(yè)提倡無紙化辦公，但對文書檔案部門來說，卻仍然要“兩條腿”走路，也就是說，在進行電子版文件歸檔的同時，必須同時保存一份紙質檔案。因為當辦公自動化系統的服務器發(fā)生故障時，很容易丟失數據，一旦造成數據丟失，檔案部門的損失就不可彌補了。文件的立卷歸檔工作主要在辦公室。辦公室的文書、秘書要加強在公文處理過程中的責任心，提高對立卷歸檔工作的認識，只有辦公室對這項工作重視了，才會加強這方面的管理，保證文件處理的每一個環(huán)節(jié)都不放松。綜上所述，公文處理是一項需要高度用心負責的工作，它既需要辦公室的工作人員認真仔細，嚴格管理，又需要與多個部門加強交流，團結合作。整個處理流程環(huán)節(jié)多，人員廣，但只要抓好了辦公室審稿、部門閱文、辦公室歸檔這三個主要環(huán)節(jié)，就能讓每一個環(huán)節(jié)都絲絲相扣不脫節(jié)，大大提高公文處理的質量，自然也就能提升辦公室的整體工作水平。
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