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專職秘書是近距離服務領導的參謀助手。筆者總結，當好專職秘書要緊緊抓住管文、辦事、為人三方面，做到三個“好”。
管好文件是基礎
文件往來是領導開展工作的重要方式。作為領導的“左右手”，秘書人員承擔大量文件的收、轉、辦。這里的文件指的是廣義上的，包括紅頭文件、電報、信息、材料、信件及領導批示等。如果重要文件耽誤了，緊急文件辦慢了，涉密文件弄丟了，都極可能引發嚴重后果。要靠制度管文，把有關文件管理的制度規定牢記于心，付之于行。此外，還要在日常工作中養成良好習慣。
科學分類。將文件按類型、屬性、密級及領導閱讀習慣進行科學分類。少數重要或特殊“閱件”常隱含辦理事項，應細心辨識，避免耽誤；遇領導外出，文件有所積壓，還應精準篩選，列出清單，方便領導審閱。
認真把關。有些文件途經多“手”，需搞清來龍去脈，提出辦理建議，以供領導決策參考。要重點解決好“收與不收”的問題，看是否有“夾生飯”，特別是涉及人、財、物的，是否過得了政策關、程序關、法律關等，是否與有關部門溝通過，必須一一確認。
登記在案。領導批示和需清退的密件，應統一編號，登記內容，建立臺賬，實行數字化管理，便于查詢、跟蹤、落實和歸檔。
及時送閱。急件、要件立即呈閱，一般件、普通件則按領導習慣集中分次送閱，還應注意特定時刻這兩類件會相互轉化。要重點解決好“報與不報”問題，比如深夜領導休息了，急件、要件“燙”在手里，此時須謹記“秘書沒有權力決定報與不報，決策權在領導”，該報還是得報，至少應先口頭報，不得擅自做主。有時文件緊急而又敏感，不宜直接在電話或短信上報告，這就要講究“說”的技巧、把準“說”的分寸，將敏感的關鍵詞替換成日常的慣用語。這靠的是平時經驗的積累、與領導間的默契。
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