這些小材料能搞好也是“大拿”
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剛進(jìn)機(jī)關(guān)的時(shí)候，一門心思想搞“大材料”，對(duì)日常的一些文字材料總是看不上眼、提不起勁。結(jié)果“大材料”沒(méi)搞幾個(gè)，小材料錯(cuò)情不斷。后來(lái)才慢慢知道，小材料也是見(jiàn)功底、見(jiàn)實(shí)力的，也需要悉心揣摩、長(zhǎng)期淬煉。
在黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)行政管理崗位工作，平時(shí)面對(duì)大量的、經(jīng)常的小材料主要有三種：通知、請(qǐng)示、信息。應(yīng)該說(shuō)，只要把這“三板斧”學(xué)好用好，不僅會(huì)極大地提升工作效率，還會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)離不開(kāi)的“大拿”。
這應(yīng)該說(shuō)最常見(jiàn)的文字材料了。一般來(lái)講，通知有兩種類型：一種是轉(zhuǎn)發(fā)文電，比如近日中辦專門發(fā)出通知，要求各級(jí)認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹黨的十八屆六中全會(huì)精神。我們要根據(jù)本單位實(shí)際，起草轉(zhuǎn)發(fā)通知，或者是直接在吃透精神基礎(chǔ)上起草本級(jí)的通知。轉(zhuǎn)發(fā)文電要符合這三方面要求：一是要全面貫徹精神。對(duì)上級(jí)文電中的主要內(nèi)容和基本要求，都要在轉(zhuǎn)發(fā)文電中要進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)。二是要緊密聯(lián)系實(shí)際。與正在從事的工作結(jié)合起來(lái)，通過(guò)研究措施、設(shè)定載體、明確抓手，把上級(jí)的要求本土化具體化。三是要簡(jiǎn)潔運(yùn)用文字。就是要語(yǔ)意清楚，言簡(jiǎn)意賅，讓人一看就明白、照著就能做。另一種是通知事項(xiàng)。就是對(duì)某項(xiàng)工作、某場(chǎng)會(huì)議、某次活動(dòng)進(jìn)行部署。通知事項(xiàng)也要符合三方面的要求。從內(nèi)容上講，要把工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都說(shuō)清楚，不能含糊不清，讓人不知所措。從時(shí)間上講，由于這類通知大都是緊急事務(wù)，因此處理起來(lái)要事不過(guò)夜。從要求上講，允許干什么、不允許干什么，需要做什么、要求怎么做，都很具體。在有的單位也叫呈批件，形象點(diǎn)比喻就是古代大臣呈的奏折。機(jī)關(guān)經(jīng)常要寫請(qǐng)示件，請(qǐng)示一些事項(xiàng)；一些企業(yè)單位也常常要通過(guò)文電請(qǐng)示事項(xiàng)。大多數(shù)請(qǐng)示件都不太長(zhǎng)，但內(nèi)容非常重要，要求很高。有時(shí)候就是簡(jiǎn)單的一件事，但落實(shí)到文字上，想讓領(lǐng)導(dǎo)看清楚我們的考慮，從而同意我們的建議，確實(shí)不是一件容易的事。同樣一個(gè)請(qǐng)示件，可能有的報(bào)到領(lǐng)導(dǎo)那，不僅痛痛快快批準(zhǔn)了，還會(huì)表?yè)P(yáng)你主動(dòng)干事、想得周全；但如果思路不順、邏輯不清，不僅所報(bào)事項(xiàng)得不到批準(zhǔn)，還會(huì)影響對(duì)自己素質(zhì)能力的判斷。如何起草請(qǐng)示呢？老筆頭認(rèn)為要把握好三條原則：一是言之有理。就是要把所請(qǐng)事項(xiàng)的理由寫得很充分、很全面，比如上級(jí)是怎么要求的，本單位是如何需要，基層是如何期盼等等，讓領(lǐng)導(dǎo)感到事情的確就應(yīng)當(dāng)這樣辦。二是言之有利。每個(gè)請(qǐng)示都帶有呈報(bào)者的明確目的，都希望請(qǐng)示事項(xiàng)能得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，因此，在堅(jiān)持實(shí)事求是基礎(chǔ)上，要盡量朝有利于自己的方向去用筆。對(duì)有利于自己的要素，要說(shuō)透說(shuō)到位。三是言之有節(jié)。這里面有兩層含義，一方面要符合相關(guān)的政策規(guī)定，不能拿違規(guī)違紀(jì)的事項(xiàng)讓領(lǐng)導(dǎo)批；另一方面要層次分明，條目清楚，篇幅短小，不能洋洋灑灑一大篇，領(lǐng)導(dǎo)看不出重點(diǎn)、抓不住要害。上述這些要素體現(xiàn)到了，其他的內(nèi)容能簡(jiǎn)則簡(jiǎn)。
信息的表現(xiàn)形式一般也有兩種。一種是消息或新聞，就是某項(xiàng)工作結(jié)束后在本單位或本系統(tǒng)的相關(guān)媒體刊發(fā)。另一種是專門向上報(bào)的信息。兩種文體有很多互通的地方，但也各有側(cè)重。前一種的目的是讓本系統(tǒng)的單位和個(gè)人了解動(dòng)態(tài)、掌握實(shí)情，從而進(jìn)一步統(tǒng)一思想、凝心聚力。而后一種的目的則是要把本單位的特色亮點(diǎn)和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的思路考慮體現(xiàn)出來(lái)，讓上級(jí)看到本單位的實(shí)績(jī)。
對(duì)于下發(fā)的消息或新聞，只要注重時(shí)效性、真實(shí)性和感染性，基本就能滿足日常工作的需要。但對(duì)于向上報(bào)的信息，則需要更高的要求。對(duì)于報(bào)哪些、如何報(bào)、報(bào)到什么程度，都需要把握原則認(rèn)真揣摩，不然不僅不會(huì)錦上添花，反而可能弄巧成拙。
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